3 estratégias inteligentes que um proprietário de pequenas empresas usa para gerenciar 20 funcionários em 7 fusos horários

3 estratégias para gerenciar 20 funcionários em 7 fusos horários

• Gerenciar funcionários em fusos horários diferentes pode ser um desafio.
• Uma líder de pequena empresa disse que estabeleceu limites para quando as pessoas precisam estar online.
• Ferramentas como um drive compartilhado, canais no Slack e reuniões gravadas também podem conectar os funcionários.
• Este artigo faz parte do “Small Business Playbook”, uma série que explora os desafios e soluções de liderança que podem impulsionar o crescimento.

Antes de co-fundar a agência de marketing integrado Aimtal, Janet Mesh desfrutava da liberdade e flexibilidade de trabalhar remotamente como freelancer.

Quando a Aimtal foi lançada em 2018, Mesh transformou a empresa em uma empresa remota em primeiro lugar.

O principal motivo foi que a empresa queria aproveitar um amplo pool de talentos além de sua base em Boston, disse Mesh à Insider: “Trazer experiências, perspectivas e culturas diversas sempre foi muito importante para nós”.

Hoje, a Aimtal conta com 20 funcionários em sete fusos horários.

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Gerenciar pessoas ao redor do mundo pode ser desafiador. Para fazer isso funcionar, Mesh disse que a empresa estabeleceu expectativas claras e processos estabelecidos para comunicação e colaboração.

“Isso força você a ser muito intencional e orientado a processos para configurar suas operações e sistemas para que todos possam trabalhar bem juntos e se sentir capacitados”, disse Mesh.

Ser uma empresa remota oferece muitos benefícios para pequenas empresas. Além de expandir oportunidades de contratação, as empresas podem economizar dinheiro em espaço de escritório e outras despesas. Elas também podem reter seus melhores talentos, já que os funcionários muitas vezes relatam serem mais felizes e produtivos quando trabalham em casa.

O Insider conversou com um proprietário de pequena empresa e um especialista em trabalho remoto sobre como as pequenas empresas podem gerenciar equipes em vários fusos horários.

Estabeleça parâmetros de disponibilidade

O agendamento é o maior desafio de ter uma equipe remota, disse Cynthia Watson, presidente executiva da Virtira, uma consultoria de trabalho remoto, à Insider: “Se você está trabalhando em quatro, cinco fusos horários, você precisa estabelecer uma área de trabalho central”.

A Aimtal exige que seus funcionários estejam disponíveis das 11h às 12h e das 15h às 16h, horário do leste dos EUA. Mesh disse que esses períodos de tempo oferecem uma sobreposição nos horários que torna a comunicação e o agendamento de reuniões viáveis.

Em geral, os funcionários podem “autogerenciar” seus horários de trabalho, disse Mesh. A Aimtal dedica um canal no Slack para disponibilidade dos funcionários e os encoraja a postar quando estão e não estão disponíveis.

“É importante para mim, e para todos, que não tenhamos essa sensação de estar sempre conectados”, disse ela.

Mesh costuma trabalhar à noite, quando se sente mais produtiva, mas os funcionários sabem que não são obrigados a responder às mensagens dela fora de seus horários de trabalho típicos.

Use comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona – onde a comunicação não ocorre em tempo real – é essencial para pequenas empresas com equipes remotas em fusos horários diferentes, disse Watson. Isso garante que todos tenham o que precisam quando precisam realizar seu trabalho.

Por exemplo, as empresas podem publicar notas de reunião em um drive compartilhado, armazenar arquivos em ferramentas de colaboração (como Notion ou Confluence) que todos podem acessar e usar convenções consistentes de nomeação de arquivos.

“Você quer facilitar o acesso às informações que permitem que as pessoas sejam produtivas”, disse Watson.

A Aimtal estabeleceu processos e procedimentos de comunicação e colaboração assíncronas, incluindo quais informações devem ser documentadas e onde devem ser armazenadas, disse Mesh: “Isso ajuda a nivelar o campo de jogo e mantém todos informados e engajados”.

Eles usam canais no Slack, ferramentas de gerenciamento de projetos e software de base de conhecimento – uma biblioteca de conteúdo ao qual os funcionários podem contribuir e pesquisar – para se manterem organizados. Eles gravam reuniões e apresentações e postam as gravações e transcrições para que todos possam acessar.

“Garantimos que todos entendam que a comunicação e a informação devem ser visíveis, acessíveis e pesquisáveis”, disse Mesh.

Crie conexões pessoais

Trabalhar remotamente pode ser isolador. Watson disse que os líderes de pequenas empresas devem criar conexões e envolver os funcionários na cultura da empresa para mantê-los felizes e produtivos. Por exemplo, as empresas podem realizar atividades de integração e sociais, ou formar duplas de colegas de trabalho.

“É importante ter uma conexão pessoal”, disse Watson. “Isso fortalece os valores fundamentais. Todos entendem como o que estão fazendo se alinha com os objetivos da empresa.”

Todas as semanas, Aimtal realiza uma reunião geral que começa com um momento de “elogios”, onde os participantes compartilham o que deu certo durante a semana, disse Mesh.

“É uma maneira de todos passarem uma hora juntos, se conectarem e discutirem as atualizações da empresa”, acrescentou ela.

A empresa também realiza “sessões de compartilhamento de conhecimento”, onde os funcionários discutem algo que aprenderam ou como ajudaram um cliente, além de ter um canal no Slack dedicado a fotos de animais de estimação, que Mesh disse ser um dos canais mais ativos.

“Isso é algo importante a se pensar: como as pessoas estão se envolvendo e se conectando, compartilhando suas personalidades e interesses uns com os outros fora do dia a dia de trabalho juntos?”, disse Mesh.