Como a IA ajudou a equipe legal da Orangetheory a concluir um projeto de 6 meses em metade do tempo ‘É uma matemática simples ver as economias de custo

Como a IA ajudou a equipe jurídica da Orangetheory a concluir um projeto de 6 meses em metade do tempo - É uma contagem simples para ver as economias de custo

Em junho de 2022, a equipe jurídica da popular franquia de estúdios de fitness Orangetheory tinha uma tarefa importante em suas mãos: a padronização e unificação dos cerca de 1.000 contratos de usuários em suas 1.500 franquias nos Estados Unidos.

Devisar como revisar, consolidar, digitalizar e garantir que os contratos variados utilizem a mesma linguagem ficou a cargo de Charlene Barone, diretora de operações e estratégia jurídica.

“Gostamos de manter a consistência entre as franquias, mas alguns estados exigem uma linguagem muito específica”, diz Barone. Alguns estados exigem determinada linguagem em cláusulas de rescisão ou quando se trata de indenização, e alguns até especificam fontes e formatos.

Anteriormente, as revisões anuais de contratos da Orangetheory eram um processo manual, levando aproximadamente duas horas e meia por contrato para leitura, atualização e alteração da linguagem, diz Barone. Esse projeto exigiria a revisão de mais de 1.000 contratos, identificando redundâncias e consolidando-os em apenas 200.

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Barone é a única especialista em operações jurídicas na Orangetheory. Sua função é básicamente a de gerente de projetos para o departamento jurídico de cinco pessoas. Segundo ela, levaria seis meses para revisar e redigir os mais de 1.000 modelos de contratos – ou cerca de 3,5 meses se trabalharem 24 horas por dia, 7 dias por semana e ignorarem todas as outras tarefas.

“Não tínhamos uma estratégia para resolver isso”, diz Barone. Ela entrou em contato com a Ironclad, uma empresa de software de gerenciamento de contratos com uma ferramenta de inteligência artificial que permite que equipes jurídicas criem e classifiquem contratos.

Mais de 60% dos 1.700 clientes da Ironclad usam suas ferramentas de IA, incluindo L’Oréal, OpenAI e os Houston Texans.

O uso do software de IA permitiu que a Orangetheory revisasse cada contrato em apenas 30 minutos, uma redução de 80% no tempo. O elemento humano veio em direcionar a IA para identificar redundâncias nos acordos, a linguagem necessária nos modelos legais da Orangetheory e verificar os resultados da IA. 

O projeto, que ela esperava que levasse seis meses, foi concluído em menos de três, apesar da curva de aprendizado necessária para usar um novo sistema de software e aprender a inserir os promptings da melhor maneira. Barone diz que a equipe agora está avançando para digitalizar seus 200 contratos de acordos de usuário muito antes do previsto.

“Há um valor real em economizar tempo quando se trata de operações jurídicas. Estamos falando em economizar várias centenas de horas de trabalho da nossa equipe jurídica”, diz Barone. A Orangetheory se recusou a fornecer um valor específico em dólares, mas Barone diz: “Considere quanto você paga aos seus advogados por hora – é matemática simples para ver a economia de custos”.

A automatização do processo de padronização de contratos também significa que a empresa pode se concentrar mais nas necessidades dos clientes, o que, segundo Barone, só aumenta a receita.

“Não se trata apenas de economizar custos; trata-se de melhorar ainda mais nosso serviço e aumentar potencialmente a receita por meio do aumento da retenção de clientes e das referências”, diz ela.

Para muitos CEOs, a área jurídica é o último lugar onde eles querem gastar dinheiro em contratação de pessoal, então equipes pequenas muitas vezes têm muitas tarefas e poucos recursos, diz Jason Boehmig, CEO da Ironclad. Ele espera que os departamentos jurídicos usem a IA antes de outras partes do negócio. 

A Ironclad processa aproximadamente 1 bilhão de contratos anualmente por meio de sua plataforma, diz Boehmig. Nem todos estão usando IA, mas a tecnologia proporciona aos departamentos jurídicos um repositório de contratos passados para informar os futuros. 

“Estamos neste momento de tempestade perfeita em que a IA e as equipes jurídicas estão verdadeiramente na vanguarda da inovação”, diz. “Você tem esse conjunto de ferramentas que são muito boas em ler e escrever coisas estruturadas, que são os contratos, e então você tem equipes jurídicas cujo trabalho principal é fazer contratos, mas elas não estão recebendo novas contratações”. 

A IA não significa o fim dos departamentos jurídicos corporativos, Boehmig cautela. É um bom assistente, mas depender da IA para todas as necessidades de contrato ou aconselhamento jurídico seria um desastre.

“A Orangetheory é um bom exemplo de nossa forma preferida de trabalhar, que é a de que precisamos de um humano dirigindo as coisas, e vamos tornar esse humano 10 vezes mais eficiente, em vez de apenas substituí-lo”, diz Boehmig. “Vamos ver esta batalha se desenrolar…mas estamos definitivamente do lado de que deveria haver um humano dirigindo as coisas.”