As chamadas telefônicas podem estar morrendo – mas ainda estão vivas no trabalho. Aqui está como especialistas em etiqueta dizem que você deve lidar com elas.

Chamadas telefônicas no trabalho especialistas em etiqueta dão dicas de como lidar com elas.

• Os especialistas em etiqueta dizem que as chamadas telefônicas não vão desaparecer no escritório, mesmo que sejam pessoais.
• Alguns trabalhadores mais jovens não estão especialmente confiantes em suas habilidades sociais nos dias de hoje.
• Se você não tem certeza se deve enviar uma mensagem antes de ligar, é melhor enviar uma mensagem, diz um especialista.

Na era das mensagens de texto, e-mails e pings no Slack, falar ao telefone pode parecer um ato mais pessoal – e potencialmente intrusivo – do que era nas décadas anteriores.

Mas mesmo que as chamadas telefônicas estejam caindo em desuso em nossas vidas pessoais, elas não estão extintas em um ambiente de trabalho. Especialistas em etiqueta dizem que as chamadas telefônicas ainda são necessárias no escritório – apenas existe um momento e um lugar certo para elas.

O Insider conversou com dois especialistas sobre o estado das chamadas telefônicas relacionadas ao trabalho em 2023.

O receio de algumas pessoas mais jovens em fazer chamadas de voz ocorre à medida que as habilidades sociais sofrem no rastro da pandemia. Jovens profissionais estão fazendo cursos para aprender a se relacionar com colegas de trabalho e escrever e-mails depois de passar seus últimos anos de faculdade no Zoom.

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Enquanto isso, Lisa Grotts, uma veterana de 23 anos de treinamento em etiqueta, disse ao Insider que a tecnologia portátil, como o smartphone, obviamente mudou a comunicação ao longo das últimas décadas.

“O telefone fixo foi substituído pelo telefone celular e, por causa disso, você pode falar em qualquer lugar, a qualquer hora – o que significa menos limites em todos os lugares”, disse ela.

Como resultado, os trabalhadores – especificamente os mais jovens – preferem mensagens instantâneas em vez de chamadas telefônicas longas ou e-mails.

“Enviar mensagens de texto e e-mails são convenientes para trocas rápidas e documentação, mas as chamadas de trabalho ainda são importantes para certas situações, como discussões complexas, assuntos sensíveis ou quando uma conversa em tempo real é mais eficiente”, disse Grotts ao Insider.

Quanto a enviar uma mensagem de aviso antes de ligar para alguém, Grotts diz que cabe a você tentar entender o estilo de comunicação preferido de seus colegas. Se você não tem certeza, enviar uma mensagem de texto antes é um bom ponto de partida.

“Tudo se resume ao estilo de comunicação pessoal deles”, disse Grotts. “Não é uma má ideia enviar uma mensagem de texto para alguém e perguntar se é um bom momento para entrar em contato por telefone.”

Kraig Kleeman, fundador e CEO do The New Workforce, tem 12 anos de experiência treinando trabalhadores em comunicação telefônica. Embora as mensagens de texto sejam eficientes, algumas conversas exigem o “toque pessoal” de uma chamada telefônica, disse ele.

“Elas oferecem algo único que as mensagens de texto não conseguem substituir”, disse Kleeman. “Embora amemos nossas ferramentas digitais, as chamadas de voz nos ajudam a nos conectar, esclarecer as coisas e comunicar efetivamente em um mundo cada vez mais digital.”

Elas são melhores para informações críticas, gerenciamento de crises, acessibilidade para aqueles que podem ter dificuldades com correspondência escrita e para construir uma conexão, argumenta Kleeman.

“Mesmo que você não possa ver a outra pessoa, ainda é possível perceber coisas não verbais, como pausas, risadas ou suspiros. Essas dicas ajudam você a entender o que está acontecendo”, disse Kleeman ao Insider.

Também é uma boa prática fazer um acompanhamento de uma chamada telefônica com um e-mail resumindo a conversa e deixando claro os próximos passos, disse Kleeman ao Insider. Isso evita a possibilidade de suas palavras serem mal interpretadas.

E pode não ser surpreendente que o chefe de uma empresa de telefonia – embora tenha se tornado um colosso das telecomunicações – ainda fale ao telefone.

O CEO da Verizon Communications, Hans Vestberg, faz cerca de 30 chamadas de trabalho por semana para “pessoas que fazem a diferença” na empresa, informou a CNBC.

Vestberg disse na semana passada que os bate-papos semanais por voz com essas 30 pessoas fortalecem seus laços com os membros da equipe – mesmo que ele esteja apenas perguntando o que estão fazendo.

Se você não é tão falante quanto Vestberg e teme fazer chamadas de trabalho, a consultora de etiqueta Grotts sugere usar um roteiro para seguir até ter confiança para fazer isso sozinho.

“A prática leva à perfeição, quanto mais experiência eles tiverem, mais fácil será”, disse Grotts ao Insider.