Por quanto tempo manter declarações fiscais e registros? Carta Fiscal da ANBLE

Quanto tempo manter declarações fiscais e registros? Carta Fiscal da ANBLE.

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Por quanto tempo manter declarações de imposto e registros? Não surpreendentemente, nos perguntam muito sobre isso por pessoas que procuram uma data limite para descartar documentos relacionados a impostos que elas têm guardado por anos. A resposta depende do tipo de documento e do tipo de transações que você realiza.

Declarações de imposto Como regra geral, você deve manter suas declarações de imposto por pelo menos três anos a partir da data de vencimento da declaração ou da data em que você a enviou. Geralmente é o tempo que a Receita Federal tem para questionar itens em sua declaração e cobrar qualquer imposto adicional. Também é o prazo para apresentar uma declaração retificadora para solicitar um reembolso. A Receita Federal pode retroceder até seis anos se sua declaração omitir mais de 25% da renda. Se for comprovada fraude, não há limite. As declarações de imposto estadual podem ter que ser retidas por um período mais longo.

Declarações de Imposto e Registros que Você Deve Manter por Mais Tempo Não jogue automaticamente todas as suas declarações de imposto e registros fora depois de três anos. Analise documentos antigos para ver se você pode precisar de alguma parte deles no futuro. Aqui estão alguns exemplos comuns de registros e declarações que você deve manter por mais de três anos.

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Imóveis

• Mantenha registros que ajudem a estabelecer a base ajustada de imóveis
• Guarde sua planilha de liquidação sempre que você comprar um imóvel, incluindo sua casa
• Não jogue fora recibos ou faturas de melhorias feitas na propriedade
• Se você tiver várias propriedades imobiliárias, é melhor ter pastas separadas para cada uma
• Mantenha todos os arquivos até pelo menos três anos após você se desfazer da propriedade

Os contribuintes que mantêm bons registros encontrarão mais fácil calcular a base ajustada de seus investimentos imobiliários em comparação com pessoas que não mantêm registros.

Títulos As mesmas regras que se aplicam aos imóveis se aplicam às transações de títulos. Certifique-se de manter seus documentos de compra para fundos mútuos tributáveis, ações e similares. Você precisará incluir a data de compra e o custo em sua declaração no ano em que vender os ativos. Entre outros registros a serem mantidos:

• Aqueles que mostram divisões de ações, reinvestimentos de dividendos e distribuições não tributáveis
• Se você investir em títulos ou notas do Tesouro, acompanhe quando esses valores mobiliários vencem

IRAs e 401 (k)s Se você fez contribuições não dedutíveis para IRAs ou contribuições pós-impostos para 401 (k)s:

• Guarde os registros até três anos após as contas serem esgotadas
• Arquive o Formulário 8606 com sua declaração para o ano em que fizer uma contribuição não dedutível para o IRA. Se você não fizer isso, essas contribuições serão tratadas da mesma forma que as contribuições dedutíveis quando retiradas
• Guarde cópias do Formulário 8606 e suas 1040s para cada ano em que essas contribuições forem feitas
• Mantenha o Formulário 5498 ou declarações semelhantes refletindo o valor dos pagamentos do IRA

Herança Se você herdar uma propriedade ou receber uma propriedade como presente, siga este conselho:

• Para heranças, você precisará saber o valor na data da morte.
• Para presentes, você precisará saber o custo do doador.
• Portanto, mantenha a documentação desses valores até três anos após você vender o ativo

Negócios As empresas devem manter registros de impostos sobre a folha de pagamento por um período mínimo de quatro anos após a data de vencimento para o envio do Formulário 941 para o quarto trimestre de um determinado ano. Entre as informações a serem retidas:

• Valores de salário
• Datas de pagamento
• Dados dos funcionários (como nomes, datas de emprego e números de Seguro Social)
• Períodos em que os trabalhadores foram pagos enquanto estavam ausentes por motivo de doença ou lesão
• Cópias de todos os formulários W-4 e declarações de folha de pagamento, e valores e datas de depósitos de impostos
• Registros de gorjetas recebidas pelos trabalhadores e benefícios marginais fornecidos aos funcionários

Cópias dos formulários de cobertura de saúde do trabalhador devem ser mantidas por pelo menos três anos após o prazo para o envio desses documentos. Estes são os formulários 1094 e 1095 que muitos empregadores são obrigados a enviar para relatar dados de seguro saúde dos funcionários.

Além disso, registros sobre custos de ativos empresariais, depreciação, etc., devem ser mantidos por décadas.

Isso apareceu pela primeira vez no The ANBLE Tax Letter. Ele o ajuda a navegar pelo complexo mundo dos impostos, mantendo você atualizado sobre as novas e pendentes alterações nas leis fiscais, fornecendo dicas para reduzir seus impostos comerciais e pessoais, e prevendo o que a Casa Branca e o Congresso podem fazer com os impostos. Obtenha uma edição gratuita do The ANBLE Tax Letter ou assine.

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