Sensores de IA e redes WiFi que fornecem informações sobre o local de trabalho são antídotos para algumas empresas que combatem os ‘escritórios zumbis

Sensores de IA e redes WiFi combatem 'escritórios zumbis' em empresas.

• Os “escritórios zumbis” se proliferaram nos EUA à medida que os funcionários optam pelo trabalho totalmente remoto ou híbrido.
• Com menos trabalhadores presenciais, as empresas desejam entender e otimizar o uso de seus escritórios.
• Algumas estão usando tecnologia que analisa atividades internas e fornece dados sobre comportamentos no local de trabalho.
• Este artigo faz parte de “Build IT”, uma série sobre tendências de tecnologia digital e inovação que estão perturbando setores.

James Wu ficou perplexo quando alguém lhe deu um mapa em papel do Metropolitan Museum of Art – era 2014, afinal.

“Você está em uma cidade icônica e de classe mundial. Você entra em um de seus prédios mais icônicos e de classe mundial”, disse ele, “E, de repente, você volta 10, 15 anos atrás”.

Um engenheiro de software treinado, Wu não podia acreditar que tecnologias como o GPS não existiam para espaços internos. Todos o usavam para direções de trânsito e rotas de condução. Ele se perguntou: “Por que esse problema não está resolvido em ambientes internos?”

A experiência de Wu no Metropolitan Museum of Art ajudou a despertar seu interesse pela “indoorologia”, o estudo da utilização e interação de espaços internos, e o inspirou a lançar a InnerSpace, uma empresa que visa ajudar as empresas a entender os comportamentos no local de trabalho mapeando a atividade dos funcionários em um escritório.

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A empresa usa pontos de acesso WiFi – que utilizam a infraestrutura WiFi existente como sinais para rastrear movimentos – e dispositivos habilitados para WiFi, como smartphones e laptops, para coletar dados de utilização de espaço, como quantas pessoas estão em um espaço, a porcentagem de tempo que um espaço é utilizado e os horários mais movimentados do dia em cada localização.

Wu sabia que tinha algo especial. Mas ele não tinha ideia de que o “trabalho híbrido” se tornaria ubíquo quase 10 anos depois e tornaria a InnerSpace uma ferramenta útil para entender as novas tendências em espaços de trabalho compartilhados. Uma dessas tendências é o surgimento de escritórios mais vazios, também conhecidos como “escritórios zumbis”.

Escritórios zumbis e mudanças nas normas de trabalho

Um estudo da Gallup publicado em janeiro descobriu que as organizações estão planejando a longo prazo uma força de trabalho composta por 22% de trabalhadores totalmente remotos, 23% de trabalhadores presenciais e 56% de trabalhadores híbridos. Embora isso seja ótimo para os funcionários, a mudança na cultura de trabalho deixou a indústria imobiliária em um estado precário.

Escritórios zumbis surgiram em todo o país porque não há mais escritórios cheios de pessoas cinco dias por semana. Mas Sharad Rastogi, CEO da Work Dynamics Technology na empresa imobiliária comercial global JLL, não está preocupado.

Rastogi disse que seus colegas de San Francisco estão “atrasados” para voltar ao escritório, mas ele acredita que é apenas uma evolução no setor imobiliário, não o fim do mundo. “Algum dia será cinco dias no escritório, das nove às cinco?” Rastogi disse. “Eu não acho que sim”.

Mas ele acredita que o investimento do setor imobiliário comercial em tecnologia levará os escritórios e imóveis comerciais para o futuro. Os dados comprovam seu otimismo: em 2022, uma pesquisa da JLL, cuja lista de clientes inclui Aldi, Bay Area Rapid Transit e Boston Consulting Group, descobriu que 56% das empresas planejam investir em sensores de ambiente e ocupação nos próximos três anos.

A chegada da inteligência artificial generativa também está fornecendo informações a inquilinos, clientes e agentes com base em dados de utilização de espaço. A JLL já está vendo isso com um modelo GPT que criou. A tecnologia usa os dados dos prédios da JLL para melhorar a eficiência dos prédios, determinar riscos de sustentabilidade e ajudar a formular dados de utilização de espaço para os clientes.

Escritórios zumbis e a mudança para o trabalho híbrido levaram as empresas a descobrir a próxima melhor estratégia para maximizar o espaço de escritório usando dados em tempo real, e não suposições.

Wu resumiu o problema deles: “Há uma pressão real nos negócios para tentar obter valor de seu imóvel enquanto apoia a produtividade de sua equipe. Você não quer apenas sufocar a produtividade de sua equipe, porque isso é o que é importante”.

Usando tecnologias emergentes para entender e otimizar espaços de trabalho

O que torna a InnerSpace única é que ela não requer nenhuma instalação de hardware. Os clientes da empresa, que incluem várias empresas da Fortune 500, usam sua rede WiFi já instalada para obter insights sobre seu espaço. Isso tem ajudado algumas empresas a descobrir como maximizar seu espaço para a produtividade dos funcionários como um todo, mas também para a produtividade de equipes específicas.

Por exemplo, o InnerSpace utiliza pontos de acesso WiFi para descobrir quanto tempo uma equipe passa em salas de reunião, em outra área de trabalho e em suas mesas. Se os pontos de acesso detectarem que uma equipe passa mais tempo em reuniões ou em outras áreas de trabalho colaborativas – e frequentemente estão longe de suas mesas – então a empresa sabe que pode reduzir o espaço desnecessário das mesas ou melhorar outras áreas do escritório.

Outras tecnologias usadas para medição de espaço são sensores e beacons, que têm custos de compra e instalação. São pequenos dispositivos de hardware instalados ao redor do escritório para coletar dados sobre quantas pessoas entram e quanto tempo ficam, entre outras informações.

Empresas do ramo de sensores argumentam que a análise baseada em WiFi não pode fornecer uma precisão real. Uma dessas empresas é a VergeSense, uma empresa de sensores para utilização de espaço. Seu site afirma que seu produto é “duas vezes mais preciso” do que as soluções baseadas em WiFi no mercado, porque seus sensores de hardware, chamados de “sensores ópticos”, tiram fotos de baixa resolução de um espaço que usa inteligência artificial para capturar dados mostrando quando e onde as pessoas estão no escritório.

Esses sensores podem até detectar “ocupação passiva” – um termo usado quando as pessoas deixam temporariamente um espaço com a intenção de voltar, como quando um funcionário vai ao banheiro, pega café ou vai a uma reunião antes de retornar à sua mesa.

Isso evita a “contagem dupla” ou o registro de uma pessoa já existente como uma nova após sair e retornar a uma sala. O site da VergeSense afirma que é a “única tecnologia de sensor óptico no mercado capaz de medir a ocupação passiva, que constitui 50% do uso do espaço”.

A JLL tem uma parceria com a VergeSense para ajudar sua enorme carteira de clientes. Rastogi disse por e-mail que a instalação do hardware pode ser complicada, mas os dados dos sensores são mais facilmente disponíveis e mais precisos do que o WiFi.

Sete anos atrás, as capacidades do WiFi não eram fortes o suficiente para criar medidas precisas para espaços de escritório, concordou Wu, mas ele acredita que o WiFi funciona melhor do que os sensores agora.

Wu disse que os sensores são excelentes para descobrir quantas pessoas estão em um escritório, uma grande necessidade durante os dias de distanciamento social da pandemia. Eles também são bons para detectar quais áreas estão sendo usadas em geral. Mas as empresas agora desejam um “comportamento mais sutil”, como onde as equipes específicas passam a maior parte do tempo, o que o InnerSpace pode medir.

A análise de espaço é mais importante quando as pessoas estão presentes

A tecnologia sozinha não pode resolver a proliferação de escritórios vazios. Obter insights sobre a utilização do espaço é apenas metade da batalha. Com o trabalho híbrido, os empregadores precisam tornar a ida ao escritório valiosa para os funcionários.

Jack Weber, vice-presidente sênior e líder regional de design na empresa de arquitetura, engenharia e design Gresham Smith, disse que o objetivo é fazer com que aqueles que estão em casa sintam um “medo de perder algo”.

Camaradagem, colaboração e conexão são essenciais para isso, explicou Weber. Antes de começar a projetar um novo prédio para uma empresa, ele pergunta aos executivos seniores: “Que tipo de comportamento você deseja incentivar neste espaço?” Ele então constrói em torno disso.

Weber às vezes usa sensores para ajudá-lo a descobrir designs de escritório eficazes. Por exemplo, ele e sua equipe usam sensores da VergeSense para discernir quais áreas de um escritório estão sendo mais utilizadas pelos funcionários, porque agora as empresas estão colocando mais pessoas em espaços menores. A Gresham Smith precisa encontrar uma solução para maximizar esses espaços.

“Precisamos garantir que cada centímetro quadrado esteja funcionando bem”, disse Weber.

Por exemplo, Weber está criando salas de conferência que tornam as reuniões entre funcionários presenciais e remotos mais próximas e pessoais. Normalmente, uma sala de conferência tem uma câmera na frente que dá aos funcionários remotos uma visão distante dos rostos de todos, mesmo que todos no escritório possam ver a tela dos rostos dos funcionários remotos.

Em salas de reunião menores, Weber está deixando de colocar uma câmera para incentivar todos os funcionários presenciais a participarem da reunião para que o rosto de cada funcionário seja mostrado. Em salas maiores, ele está instalando câmeras que podem dar zoom nos rostos para tornar a reunião mais pessoal.

“É mais sobre treinar as pessoas para interagir com mais frequência e agir de forma diferente quando estão trabalhando remotamente”, disse Weber. “Se você não conversar regularmente, então estará desconectado.”

O futuro da tecnologia de medição de espaços e o trabalho híbrido

Os clientes continuam fazendo a mesma pergunta para Weber durante esse momento de transição na cultura de trabalho: como seria o escritório perfeito para o trabalho híbrido?

“Não existe uma fórmula, não há um tamanho único para todos”, disse Weber.

Wu e Ragosti expressaram o mesmo sentimento, reconhecendo que trabalhar em um escritório físico não oferece os mesmos benefícios que trabalhar remotamente. “Estamos competindo com o sofá das pessoas”, disse Wu.

No entanto, Wu acrescentou que o próximo passo da InnerSpace será ajudar as empresas a utilizar os dados que ela fornece para criar uma estratégia para trazer as pessoas de volta ao escritório – sem a necessidade de um mandato.

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